我们在基金申请和论文写作中，常常需要引用参考文献，因此，掌握一种文献编辑的工具显得尤为重要。我们所熟知的Office三大工具中，Word就具有此项功能，这主要涉及“尾注”的诸多编辑功能。今天，我们就以2010版Word为例，来详细了解一下怎么使用Word进行文献编辑。

1、  以尾注的形式插入参考文献

将光标定位到正文中要插入参考文献的位置，点击菜单栏中的“引用”→ 点击“脚注”右下角小斜箭头，显示“脚注和尾注”对话框 →“位置”项中选择“尾注”/“文档结尾”→“格式”项中“编号格式”选择“1, 2, 3, …”，“起始编号”为1，“编号”选择“连续”→“应用更改”项中选择“整篇文档”→“插入”，见图1。

图1 “脚注和尾注”对话框

这时你会发现，正文中的文献插入处出现了一个上标格式的序号“1”，双击此“1”数字，光标会自动跳转到文档结尾处，此时，尾注中也会看到一个上标格式的序号“1”，因为此处不需要上标，所以要去除上标格式，方法有二：

① 用鼠标选中尾注中的序号“1”，按快捷键“ctrl + shift + =”。② 鼠标选中尾注中的序号“1”，单击鼠标右键，选择“字体”，在菜单中去掉“效果”栏中“上标”前面的“√”。

双击尾注中的序号“1”，光标可自动跳转到正文中已插入参考文献的位置。此时，可继续插入其它参考文献，只需点击“引用”→“插入尾注”即可，见图1。

1、  删除“尾注分隔符”和“尾注延续分隔符”

在第一篇参考文献的前面有一条横线，你会发现无法删除，它叫“尾注分隔符”。如果参考文献跨页了，在跨页的地方还有一条长横线，叫“尾注延续分隔符”，这条线也无法选中和删除。这两条线都是尾注的标志，但在标书和论文中都不能有这样的线，所以一定要把它们删除。方法如下：

在“视图”菜单中转换到“草稿”视图状态，在“引用”选项卡的“脚注”组中点击“显示备注”，此时编辑界面分为两个部分，下面的编辑框是尾注编辑框。选择尾注编辑框中的“尾注”下拉框，选择“尾注分隔符”，出现一条横线，选择该横线，删除它；再选择“尾注延续分隔符”，也会出现一条横线，选择该横线，删除它。关闭后，切换回页面视图即可，见图2。

图2 尾注编辑框

3、参考文献的交叉引用

如果同一篇文献需要在正文中不同段落被多次引用时，这时宜采用“交叉引用”。方法如下：

将光标放在需要插入文献的位置，在“引用”中点击“交叉引用”，出现一菜单，在“引用类型”中选择“尾注”，在“引用内容”中选择“尾注编号”，此时，在菜单中会出现你曾经编写过的所有尾注，选择你需要的，点击“插入”按钮即完成交叉引用了，见图3。

如果你后来又在前面的文档中插入了新的尾注，这时后继的尾注会自动更新编号，但交叉引用不会自动更新。怎么办呢？按“ctrl+A”选择所有内容后，按“F9”键就可以完成更新了。

图3 交叉引用

4、为参考文献数字序号添加中括号“[]”

    参考文献插入后，其序号是数字样式的“1,2,3,…”，而非“[1],[2],[3],…”（视期刊要求而定），如何为数字添加“[]”呢？方法如下：

在“开始”菜单界面，点击最右侧的“替换”，调出“查找和替换”对话框，点击“查找”项按钮，在下面的“查找”栏中选择“特殊格式”→“尾注标记”，此时，在“查找内容”下拉框中出现“^e”，表示在尾注中查找。转向“替换”项，在“替换为”下拉框中输入“[^&]”，点击“全部替换”即可，见图4。

图4 “查找和替换”对话框

5、缩短文献标注，出现[1-6]样式的效果

选中“][2][3][4][5][”，单击鼠标右键，选择“字体”，在菜单中勾选“效果”栏中“隐藏”，然后在数字1和6之间输入“-”，并改为上标格式即可，见图5。

今天讲了这么多，希望大家能够掌握这些技巧，为以后在基金申请和论文撰写中提供便利。

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