印章是行使职权的重要工具和凭证，具有一定的法律效力，其合法性和权威性代表了使用方的责任与权益[1]。综合医院人员众多，组织结构复杂，印章数量多、类型杂，主要分散在各职能部门。作为以医疗活动为主的综合医院，印章管理存在着受重视程度低，未进行统一 管理的问题[2]。

随着医院信息化发展，无纸化办公成为主流趋势，电子病历/合同/印章开始逐步替代传统纸质文档和实体印章，从而有效降低人工和耗材成本。此外，疫情防控常态化，应尽量减少人员聚集，进行无接触式签字盖章，疫情防控需求成为推行电子印章的新动力。

1 电子印章简介与使用

1.1 电子印章技术简介

电子印章，也称电子签章，属于电子签名的一 种，本质上是利用图像处理技术将电子签名操作转化为与纸质文件盖 章操作相同的可视效果，同时利用电子签名技术保障电子信息的真实性、完整性和签名人的不可否认性。《中华人民共和国电子签名法》（以下简称《电子签名法》）指出，可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力[3]。电子印章使用者由权威的第三方数字证书授权中心（certificate authority, CA）机构验证身份并为其颁发签名数字证书，用户通过数字证书为待签名文档生成摘要信息，并加上其他重要数据（如时间戳）一并写入待签文件中完成数字签名。基于数字签名技术，电子印章可以确保使用人的合法身份，即印章的不可抵赖性，并从法律上予以支持和保障[4]。电子印章的工作流程见图1。

1.2 电子印章使用

电子印章系统录入印章图样和相关信息，且CA机构颁发数字证书后，一枚正式的电子印章生成完毕。第三方系统将待签电子文档发送至电子印章系统， 通过数字证书为其进行数字签名并将印章图样写入待签文档，文档即完成电子印章盖印。已盖印电子文档样例见图2。 支持数字签名验证的专业软件 可对签名内容进行验证，包括文件有效性、签名信息、签名者证书、 时间戳信息等。对文档样例中的文件数字签名进行验证，结果见图3。 专业软件提供的验签信息相对于普通用户而言理解难度较高，需要更简洁易懂的信息界面。针对该问题，电子印章系统在印章图样旁附 上了二维码，手机扫描即可打开签署方提供的印章查验页面，见图4。

2 电子印章管理

实体印章的完整生命周期包括申报、审批、刻制、启用到作废等阶段，其间应对印章档案进行编制和管理，遵循使用登记制度，严防印章滥用和档案伪造事件的发生[5]。印章必须由印章保管人员专人专用， 不能他人代用，且使用情况应建立统一台账，保证用印原始数据可查询[6]。管理部门需定期对用印情况进行审查，发现问题并采取相应措施[6]。与实体印章类似，电子印章的使用与管理流程也需要对其生命周期进行周密管理，采用分级、分权管理，对印章使用情况进行审查和监督，建立完善的电子印章使用与管理制度。

2.1 印章生命周期管理

电子印章生命周期主要包括申请制作、信息更新、停用作废等主要环节。

2.1.1 申请制作

申请科室提出印章制作申请，管理部门根据申请书进行行政审批和印章设计，然后基于数字签名技术生成数字证书后形成合法电子印章并纳入系统印章库。

2.1.2 信息更新

印章信息，如印章名称、图像、有效期等发生变更时，印章持有科室需向管理部门提交印章信息更新申请。管理部门审核并更新印章信息后，原数字证书被注销并生成新的数字证书。

2.1.3 停用作废

印章处于有效期内可用，逾期自动停用。如遇到印章遗失等情况，印章持有科室可提出印章停用或印章作废申请并说明相关原因。管理部门审核后将印章设置为停用状态或将印章作废，作废时印章的数字证书立即注销，印章无法再次启用。

2.2 印章分级管理

综合医院的组织机构多个一般包含院区和数十个科室，印章类型存在行政章、法人 章、财务章、业务章等多种不同类型，难以进行扁平化管理。印章的制作、使用、更新、作废等流程应按照印章管理制度进行分级管理。 按照设计简明、权责划分明确、组织有序的原则，可以按照直线制组织结构设计印章分级管理结构[7]。以印章制作为例，科室申报印章制作须通过职能部门、分管院长、总院院办的多级审批后方可通过，其管理层级结构见图5。 按照业务种类、印章类型的不同，应设置不同的管理层级结构，以应对不同的管理要求和实际情况。

2.3 印章分权管理

作为代表医院行政权力，且具有法律效力的重要凭证，电子印章的管理权限若过于集中则会产生徇私舞弊、职权滥用 的风险。应将管理权限进行分解， 将决策、执行、监督3项职能进行分离，可以形成相互制约又相互协调的局势，避免权限集中带来的隐患[8]。 按照上述分权管理的原则，可将印章管理角色划分为管理类、操作类、审计类3类角色，角色间权限隔离、互相监督，防止权力集中，确保用印安全。对3类角色进行细化，其权限设置见表1。 进行权限分配时，应秉承上述分权管理的原则，避免同一个人拥有多类角色的权限。例如，印章管理员不应同时兼任审计类角色，从而确保审计独立，保证系统审计数据公正、可信。

2.4 印章审计

一枚电子印章，从申报制作、信息更新、启用停用以及每一次使用均得到可靠记录并在系统后台生成日志，形成相应数字化信息台账，供管理部门进行审计督察。后台日志信息包括印章的操作日志、用印日志、管理日志等，关键数据包时间、操作人、用印次数、用印文件等，可以还原每一印章操作场景。 通过数据统计分析，多维度呈现全院用印情况，包括各分院、各 部门科室不同时段的用印情况，不同印章的使用频率等，对印章整体使用情况有一个直观清晰的掌控。 见图6。 

3 效果

我院于2021年6月引入电子印章管理系统，初步在门诊部进行试运行，将门诊办公室专用章和门诊“病 休证明单”和“病情诊断证明”2份证明文件接入电子印章系统。 医生在门诊电子病历系统开具相关证明文件后，系统后台自动将电子证明文件发送至门诊办公室管 理人员手机端，管理人员可进行批量审核和盖印，盖印完成后患者可在App、微信公众号等移动端下载保存电子版证明文件，或者在自助机上直接打印。见图7。 电子印章在门诊部试运行后， 患者无需前往门诊办公室寻求管理专员盖章，减轻了管理专员的工作负荷，同时也避免了证明文件伪造 风险以及疫情期间人群接触风险。

4 讨论

在电子印章系统的投入使用过程中，以下问题逐渐凸显。 

4.1 相对于实体印章，电子印章的认可度不高

传统观念中，使用红色印泥盖戳的官方印章才具有权威 性，打印的电子印章图样不具有可信度；尤其是对于医院而言，大部分打印终端（如自助机）只能进行黑白打印，大部分患者对此并不认可。 虽然《电子签名法》第7条认可 了电子签名作为数据电文的证据效力，但是对电子印章在存储、显示中效力证明方式未作具体说明[9]。

4.2 电子印章的验签方式普及度较低

实体印章的伪造方式包括照相制版法、签字盖印法、套摹伪造法等各种方式，防伪难度实际上存在一定难度[10]。虽然相对于实体印章，基于数字签名技术的电子印章基本无法伪造或篡改，但是其验签方式依赖专业软件对文件签名的数字证书进行验证，这种验签方式尚未普及，尤其在医院各业务场景的接受度较低。 上述问题中，印章图样的问题 可以通过配置支持彩色打印且打印精度较高的打印终端解决；针对签章效力证明和验签方式难以普及的问题，医院可以在院方网站、App、公众号等官方程序部署验签入口，通过扫描二维码、上传文件等方式，对病历文件进行验签并提供简明的验签结果界面，从而提供效力可靠、简单易行的验签手段。 

5 结论

综合医院使用电子印章系统， 相对于传统印章在各方面有着明显优势：安全性方面，数字签名技术保证了电子印章无法伪造、不可篡改、不可抵赖；管理规范方面，电子印章支持全生命周期、分级分权管控；通过后台日志可追踪每一枚印章的每一次使用，进行可靠审计；效率方面，印章盖印全部线上完成，且支持批量审核和盖印，节约大量时间和精力；成本方面，节约印章管理的人力成本和文件打印等产生的耗材成本；其他方面，印章管理和使用的所有流程均在线上进行，避免人群接触和聚集，符合当前疫情防控要求。 虽然在认可度和普及性上仍存在着不足，长久来看电子印章将和移动支付一样，逐步取代传统实物，成为主流的身份认证和签署授权方式。

参考文献

[1]魏海兰.浅谈国有企业印章(电子印章)的管理与使用[J].祖国,2017(9):109. 

[2]林寂静.浅谈医院印章档案管理现状及信息化管理[ J] .中国卫生产业,2019,16(5): 103-104,108. 

[3]工业和信息化部.中华人民共和国电子签名法(2019年修正)[EB/OL].(2019- 04-23)[2021-10-27].https://wap.miit.gov. cn/zwgk/zcwj/fffg/art/2022/art_4ed0e4a46946479c90a9e0f2c76a1 1ef.html. 

[4]王力华,李玉宝,刘琪,等.电子签章技术在数字化医院中的应用[J].中国数字医学,2012,7(8):90-93. 

[5]陈燕君.医院印章的档案管理[J].城 建档案,2010(9):67-68. 

[6]魏兆兵,魏梦雅.企业印章管理中的法律风险防范[J].秘书之友,2013(7):12-13. 

[7]马工程.管理学[M].北京:高等教育出 版社,2019. 

[8]刘 圣 中.决 策 与 执 行 的 分 合 限 度:行政三分制分析[J] .中国行政管 理,2003(6):45-50. 

[9]王韦程,周金鑫.浅议印章使用风险及解决思路[J].中国行政管理,201 6(1): 153-154. 

[10]王琳.如何鉴别真伪印章[J].太原科 技,2002(1):8-9.

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